SPRAWOZDANIE z działalności Rady Nadzorczej SM „Przy Metrze” za 2014 rok

Spółdzielnia Mieszkaniowa „Przy Metrze”

02-792 Warszawa, ul. Lanciego 12

____________________________________________________________________

                   SPRAWOZDANIE

z działalności

Rady Nadzorczej SM „Przy Metrze”

za 2014 rok

____________________________________________________________________

Warszawa, 11 maja 2015 r.

1.  

I.           Wprowadzenie

1.    W roku 2014 (który był drugim rokiem działalności Rady Nadzorczej VIII Kadencji, wybranej przez Zebranie Przedstawicieli 15 czerwca 2013 r.) skład Rady Nadzorczej przedstawiał się następująco (w stosunku do roku poprzedniego nie zaszły w nim żadne zmiany):

Przewodniczący RN:                           Marek Wojtalewicz,

Zastępca Przewodniczącego RN:         Agnieszka Ostrowska,

Sekretarz RN:                                    Lucyna Kołnierzak,

Członkowie RN:                                 Maria Czarnecka,

Henryk Klitenik,

Marek Patrzykont,

                                                        Jadwiga Piotrowska,

                                                        Krzysztof Szarecki,

Edyta Wargocka.

2.    Niniejsze sprawozdanie Rady Nadzorczej opiera się na protokołach posiedzeń i wykazach decyzji Rady Nadzorczej VIII kadencji z 2014 roku.

3.    Sprawozdanie zawiera

·       Omówienie realizacji celów i założeń w 2014 roku,

·       Zwięzłe omówienie najważniejszych zagadnień, które były przedmiotem pracy Rady,

·       Cele, które Rada postawiła sobie na 2015 rok.

4.    Sprawozdanie zamyka wykaz decyzji i uchwał Rady Nadzorczej, które dają pełny obraz prowadzonej działalności w 2014 r.

Rada Nadzorcza składa szczególne podziękowania Przedstawicielom oraz wszystkim członkom SM Przy Metrze, którzy swoja aktywnością (w tym - aktywnym udziałem w posiedzeniach Rady Nadzorczej) przyczynili się do poprawy jakości funkcjonowania naszej Spółdzielni.

Działalność i realizacja założeń Rady Nadzorczej w 2014 roku

Rada Nadzorcza skoncentrowała się nad zapowiadanymi zmianami w finansowej gospodarce Spółdzielni oraz nad intensyfikowaniem prac Zarządu w zakresie modernizacji i remontów całego zasobu.

II.         Zarząd SM „Przy Metrze”

1.    Od początku 2014 roku do dnia 30 czerwca 2014 roku skład Zarządu przedstawiał się (tak jak w poprzednim – 2013 roku) następująco:

Prezes Zarządu                                                                 Marek Pykało

Zastępca Prezesa ds. Technicznych                                     Beata Kunstetter

Zastępca Prezesa ds. Organizacyjno-prawnych                    Grzegorz Janas

2.     W związku z rezygnacją z pracy w naszej Spółdzielni pani Beaty Kunstetter od
    1 lipca 2014 roku Zarząd pracował w niepełnym składzie.

3.    Rada Nadzorcza ogłosiła nieograniczony konkurs na stanowisko Zastępcy Prezesa ds. Technicznych, w wyniku którego napłynęły 52 aplikacje.

Spośród nich Rada Nadzorcza po wnikliwej analizie wybrała 6 do dalszego postępowania konkursowego.

W wyniku przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami Rada Nadzorcza dokonała w dniu 21 lipca 2014 roku wyboru na stanowisko Zastępcy Prezesa ds. Technicznych pana Michała Wojtasiewicza, który został zatrudniony na podstawie umowy o pracę od dnia 28 lipca 2014 roku na czas określony  (okres próbny) do 30 czerwca 2015 roku.

Od 28 lipca 2014 do końca tego roku (i do dnia zatwierdzenia niniejszego sprawozdania) Zarząd pracował w następującym składzie:

         

Prezes Zarządu                                                         Marek Pykało

Zastępca Prezesa ds. Technicznych                           Michał  Wojtasiewicz

Zastępca Prezesa ds. Organizacyjno-prawnych           Grzegorz Janas

4.    W toku realizacji swoich zadań Rada Nadzorcza ściśle współpracowała
z Zarządem Spółdzielni, którego członkowie uczestniczyli we wszystkich posiedzeniach Rady Nadzorczej. Sprawy zgłaszane przez członków Rady Nadzorczej Zarządowi były w większości realizowane na bieżąco.

5.    Członkowie RN uczestniczyli jako obserwatorzy w wybranych przetargach organizowanych przez Zarząd Spółdzielni.

6.    Co kwartał Rada Nadzorcza ustalała wysokość premii dla członków Zarządu. Ocena pracy członków Zarządu skutkowała przyznawaniem premii
w odpowiedniej wysokości - średnia wysokość premii dla członków Zarządu
w 2014 r. to 10,9% (zgodnie z Regulaminem Wynagradzania Zarządu Rada Nadzorcza może przyznawać poszczególnym członkom Zarządu premie
w wysokości od 1% do 30%).

Dla poszczególnych członków Zarządu średnie premie w 2014  roku były następujące:

Prezes Zarządu                                    Marek Pykało                8,4%

Zastępca Prezesa ds. Technicznych       Beata Kunstetter           15,1%

Zastępca Prezesa ds. Technicznych       Michał  Wojtasiewicz      19,7%

Zastępca Prezesa ds. Organizacyjno-

prawnych                                             Grzegorz Janas              11,6%

7.    Podkreślić należy, że mimo różnic w ocenie niektórych problemów i sposobów ich rozwiązania, współpraca Rady Nadzorczej z Zarządem układała się pozytywnie. Rada Nadzorcza konsekwentnie podejmowała merytoryczną współpracę z Zarządem, skutkującą rozwiązywaniem tych problemów.

III.      Działania nowego członka Zarządu ds. technicznych

Oceniamy, że wybór w 2014 r. nowego v-ce prezesa ds. technicznych Michała Wojtasiewicza był bardzo korzystne dla Spółdzielni. W wyniku współpracy z nowym członkiem Zarządu udało zrealizować się między innymi:

1.    Zatwierdzić dostosowany do potrzeb Spółdzielni Regulamin Przetargów.

2.    Opracować szczegółowy wieloletni (na lata 2015 – 2019) plan remontów, który jest na bieżąco realizowany. Przewiduje on między innymi dokończenie w całej Spółdzielni wymiany naświetli klatek schodowych, remonty balkonów i wymianę wszystkich wind.

3.    Przeprowadzić przetarg i zatrudnić firmę do projektowania i pielęgnacji terenów zielonych oraz rozpocząć planową, jakościową ich zmianę.

4.    Wszcząć działania zmierzające do odzyskania dla mieszkańców pomieszczeń wspólnych.

IV.        Realizacja Celów Rady Nadzorczej na 2014 r.

1.    Stabilizacja sytuacji finansowej Spółdzielni.

W zakresie stabilizacji sytuacji finansowej Spółdzielni oraz redukcji
i racjonalizacji kosztów Rada Nadzorcza zobligowała Zarząd do zmiany polityki finansowej na odnoszoną bezpośrednio do realnych kosztów ponoszonych przez SM.

2.    Redukcja i racjonalizacja kosztów.

W roku 2014 w wyniku otwartego przetargu została zawarta nowa umowa na dostawę energii elektrycznej dla Spółdzielni co spowoduje redukcje kosztów energii o około 30%.  

W celu optymalizacji ekonomicznej Rada Nadzorcza zobowiązała Zarząd do lepszego gospodarowania mieniem wspólnym, czyli na przykład jak najkorzystniejszych warunkach wynajmu lokali, powierzchni pod reklamy oraz powierzchni wspólnych.

Rada Nadzorcza zadecydowała też o zleceniu firmie zewnętrznej przeprowadzenie analizy zmian mocy zamówionych na centralne ogrzewanie
i ciepłą wodę. Analiza taka i w jej konsekwencji możliwe zmniejszenie tych mocy będzie skutkować w roku 2015 oszczędnościami na kosztach CO  i  CW.

Gospodarka finansowa Spółdzielni została ustabilizowana i pozwala obecnie na zwiększenie nakładów na cele remontowe.

3.    Nowelizacja regulaminów Spółdzielni.

W ramach założeń na 2014 r Rada Nadzorcza podjęła się zmian w następujących regulaminach:

a)   Regulamin rozliczania kosztów gospodarki zasobami lokalowymi (GZL) oraz ustalania opłat z tego tytułu (uchwalony  dnia 24.03.2014)

b)   Regulamin organizowania przetargów na roboty budowlane, remontowe
i konserwacyjne oraz inne dostawy i usługi na rzecz SM „Przy Metrze” (uchwalony 27.10.2014 r.)

c)    Regulamin korzystania z miejsc postojowych w podziemnych garażach wielostanowiskowych w budynkach znajdujących się w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej "Przy Metrze (uchwalony 15.12.2014 r.)

d)   Regulamin rozliczania kosztów energii cieplnej do celów ogrzewania
i podgrzania wody w zasobach SM "Przy Metrze (uchwalony 23.02.2015r.)

e)   Regulamin wynajmu powierzchni reklamowych na budynkach i terenach Spółdzielni Mieszkaniowej "Przy Metrze" (uchwalony 12.01.2015 r.)

f)    Regulamin Rady Nadzorczej (Rada Nadzorcza opracowała i 28 kwietnia 2014 r. przyjęła projekt i rekomendowała Zebraniu Przedstawicieli do uchwalenia treść nowego Regulaminu Rady Nadzorczej

g)   Regulamin określający zasady korzystania przez mieszkańców budynków
z pomieszczeń technicznych i gospodarczych przeznaczonych do wspólnego użytkowania przez mieszkańców danego budynku.

h)   Regulamin remontów

4.    Nadzór nad stanem technicznym budynków oraz racjonalnym planowaniem prac remontowych.

a)   Przyjęty i stosowany nowy regulamin przetargów umożliwia uzyskiwanie bardzo atrakcyjnych stawek za wykonywane prace remontowe, co pozwoliło na zwiększenie zakresu robót przy utrzymaniu takich samych kosztów remontów.

b)   W 2014 r. kontynuowane były prace w zakresie wymiany naświetli, wind oraz remontów balkonów.

c)    Stwierdzone zaniedbania z lat poprzednich w zakresie konserwacji infrastruktury technicznej (systemy p. poż., wentylacyjne, itp.) spowodowały konieczność poniesienia dużych nakładów na przywrócenie prawidłowości ich działania.

d)   W 2014 r. zostały też rozpoczęte prace nad modernizacją placów zabaw oraz terenów zielonych.

5.    Rozliczenie członków Zarządu pełniących funkcje w latach 2005 - 2012 z nieprawidłowości w zarządzaniu Spółdzielnią.

W sprawie nieprawidłowości w zarządzaniu Spółdzielnią przez byłych członków Zarządu zostały zgłoszone kolejne zawiadomienia do prokuratury. Obecnie prokuratura zleciła wykonanie kolejnej opinii biegłym w zakresie rachunkowości. Ze względu na trzykrotną zmianę prokuratora prowadzącego sprawę, wynikły duże opóźnienia w jej rozpatrywaniu.

V.          Nowy Statut Spółdzielni i Regulamin Walnego Zgromadzenia Członków

Ze względu na wagę sprawy oraz fakt, że prace nad Statutem trwały przez cały rok 2014,   zamieszczamy w niniejszym Sprawozdaniu krótką informację o zmianie Statutu Spółdzielni, mimo że miała ona miejsce już w roku 2015.

1.    W dniu 21 marca 2015 Zebranie Przedstawicieli SM Przy Metrze podjęło uchwały o przyjęciu nowego statutu naszej Spółdzielni i Regulaminu Walnego Zebrania Członków.

2.    Zgodnie z wieloletnimi postulatami Grup Członkowskich nowy statut jako najwyższą władzę w Spółdzielni ustanawia jednoczęściowe Walne Zebranie Członków w miejsce dotychczasowego Zebrania Przedstawicieli.

3.    Regulamin Walnego Zebrania Członków wprowadza nowy sposób wyboru Rady Nadzorczej, który do zasady gwarantuje, że każda z Nieruchomości wchodzących w skład Spółdzielni będzie miała swojego reprezentanta.

VI.        Użytkowanie wieczyste

W związku z podwyżkami opłat za użytkowanie wieczyste, na wniosek Rady Nadzorczej, Spółdzielnia zapewniła pomoc prawną swoim członkom posiadającym odrębną własność nieruchomości, którzy w związku ze stanem prawnym muszą indywidualnie odwoływać się od decyzji władz m. st. Warszawy.

1.    Pomoc prawna polegała na nieodpłatnym udostępnieniu członkom:

·       informacji na temat możliwych procedur odwoławczych,

·       operatów szacunkowych wykonanych na zlecenie Spółdzielni. W operatach tych wartość nieruchomości była oszacowana przez biegłych znacznie niżej niż w operatach na zlecenie urzędu miasta,

·       wzorów pism dotyczących odwołań,

·       indywidualnych konsultacji prawnych.

2.    Niezależnie od tego Spółdzielnia odwoływała się od decyzji Miasta w zakresie lokali nieposiadających statusu prawnego „odrębna własność”.

3.    W wyniku tych działań Samorządowe Kolegium Odwoławcze obniżyło wartość opłat dla niektórych nieruchomości do poziomu operatu Spółdzielni lub do  wartości średniej z dwóch operatów (operat Miasta i SM). Reszta spraw w toku.

VII.     Regulaminy

W ramach założeń na 2014 r. Rada Nadzorcza podjęła się zmian w regulaminach:

1.    Rozliczania kosztów gospodarki zasobami lokalowymi oraz ustalania opłat z tego tytułu (uchwalony 24.03.2014)

Rada Nadzorcza skoncentrowała się na dostosowaniu regulamin do aktualnych uregulowań prawnych oraz na tym, żeby regulamin był dostosowany do zróżnicowanej struktury osiedla. Ponadto za główny cel Rada postawiła sobie takie ustalanie opłat, żeby każda nieruchomość płaciła za siebie, a sposób rozliczania był czytelny i sprawiedliwy.

2.    Organizowania przetargów na roboty budowlane, remontowe i konserwacyjne oraz inne dostawy i usługi na rzecz SM „Przy Metrze”

Radzie Nadzorczej zależało, żeby postępowania konkursowe w spółdzielni były przejrzyste, nie dawały możliwości swobodnego kształtowania kontraktu w ramach aneksów.

3.    Korzystania z miejsc postojowych w podziemnych garażach wielostanowiskowych w budynkach znajdujących się w zasobach Spółdzielni Mieszkaniowej "Przy Metrze.

Ten regulamin powstał z uwagi na konieczność unormowania sposobu użytkowania miejsc postojowych oraz pozostałej powierzchni w garażach wielostanowiskowych w budynkach, w których one znajdują się.

4.    Rozliczania kosztów energii cieplnej do celów ogrzewania i podgrzania wody
w zasobach SM "Przy Metrze (uchwalony 23.02.2015 r.)

Regulamin został uchwalony już w 2015 r., ale prace nad nim trwały przez całą drugą połowę 2014 r. Rada nadzorcza zobowiązała Zarząd do przygotowania materiałów na podstawie danych z lat poprzednich oraz symulacji rozliczania kosztów CO , mając na celu rozliczanie kosztów w sposób zindywidualizowany (na budynek i na mieszkanie). Ponadto doświadczenia z lat poprzednich wykazały konieczność rozliczania tak, żeby niekorzystne położenie mieszkań oraz nadmierne oszczędzanie przez niektórych nie obciążało innych nadmiernymi opłatami w sposób niesprawiedliwy. Zobowiązano też Zarząd do skontrolowania prawidłowości wyliczeń odnośnie tzw. współczynników LAF i mocy zamówionych.

5.     Wynajmu powierzchni reklamowych na budynkach i terenach Spółdzielni Mieszkaniowej "Przy Metrze" (uchwalony 12.01.2015 r.)

Regulamin powstał ze względu na stwierdzone przez Radę Nadzorczą wieloletnie zaniedbania w zakresie pobierania opłat od użytkujących powierzchnie wspólne właścicieli reklam.

VIII.   Prace nad ewentualnym przeniesieniem siedziby Spółdzielni

1.    Rada Nadzorcza nadzorowała prace Zarządu nad ewentualnym przeniesieniem siedziby Spółdzielni do posiadanych przez nią pomieszczeń biurowych w budynku KEN 36. W tym celu Zarząd zamierza podpisać porozumienie z firmą Arche na wykonanie prac modernizacyjnych w ramach umowy sprzedaży tej firmie w 2011 r. gruntu, na którym znajduje się obecna siedziba Spółdzielni.

Na koniec roku podpisanie porozumienia znajdowało się w fazie końcowych negocjacji.

IX.        Zaskarżanie uchwał zebrań grup członkowskich i ZPCZ 2012

1.    Odwołani w 2012 roku członkowie Rady Nadzorczej zaskarżyli wszystkie uchwały Grup Członkowskich  o wyborze nowych Przedstawicieli oprócz wyborów na Grupie 1 (Lasek Brzozowy) zaskarżyli także uchwały Zebrania Przedstawicieli z 2012 roku o odwołaniu 5 członków Rady Nadzorczej i wyborze nowych.

2.    We wszystkich tych sprawach sądy pierwszej instancji oddaliły powództwa tym samym potwierdzając, że wybór Przedstawicieli i członków RN w 2012 był zgodny z prawem, co już wcześniej uznał KRS.

X.          Sprawy zgłaszane do Rady Nadzorczej

1.    W 2014 r. (tak jak w poprzednim) członkowie Rady pełnili regularnie dyżury, podczas których przyjmowali mieszkańców zgłaszających się w rożnych sprawach. Dyżury te odbywały się w poniedziałki w godz. 17:00-18:00 oraz w czwartki w godz. 11:00-12:00.

2.    W roku 2014 Rada Nadzorcza przeanalizowała wszystkie pisma skierowane bezpośrednio do Rady Nadzorczej. Sprawy zgłaszane przez członków Spółdzielni i mieszkańców były rozpatrywane, wyjaśniane na bieżąco, bądź też kierowane do Zarządu Spółdzielni albo na posiedzenia Rady Nadzorczej celem ostatecznego ich załatwienia.

XI.        Sugerowane cele i założenia dla Rady Nadzorczej na rok 2015

1.    W roku 2015 Rada Nadzorcza zamierza dalej skutecznie nadzorować pracę Zarządu, w szczególności nad:

a)   Opracowaniem założeń do spójnego systemu finansowej sprawozdawczości zarządczej.

b)   Pracami remontowymi w zakresie: wymiany naświetli i wind, remontu balkonów oraz modernizacji budynków w zakresie gospodarki cieplnej.

c)    Pracami w zakresie niwelowania barier architektonicznych, modernizacji placów zabaw i terenów zielonych.

d)   Działaniami Zarządu prowadzącymi do zmniejszenia liczby spraw sądowych, które są wciąż znacznym obciążeniem finansowym dla Spółdzielni.

e)   Pracami w zakresie dalszego uaktualniania wewnątrzspółdzielczych regulaminów.

2. W zamierzeniach Rady Nadzorczej na 2015 rok znajduje się również rozważenie  (w porozumieniu z Zarządem) sposobów modyfikacji zarządzania informacją dotyczącą pracy Spółdzielni oraz jej przepływem.

Głównie chodzi o jeszcze łatwiejszy i pełniejszy dostęp do wielu informacji
o działaniach prowadzonych przez Spółdzielnię. To w efekcie powinno ułatwić
i poszerzyć nadzór RN nad działalnością Spółdzielni oraz pracą Zarządu.

Prace w tym zakresie znajdują się w początkowej fazie koncepcyjnej.

XII.     Uchwały i decyzje Rady Nadzorczej z 2014 roku

W celu zobrazowania działalności prowadzonej przez Radę Nadzorczą przedstawiamy pełen wykaz uchwał i decyzji podjętych na poszczególnych posiedzeniach w 2014 r.